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Hybride Arbeit und Kollaboration

Blog / October 20, 2022 / with Lisa Debatin
Frau im Hybridem Meeting

Contents:

WIE TEAMARBEIT UND MEETINGS AUCH IN EINER HYBRIDEN ARBEITSWELT GELINGEN

Seit 2020 haben die meisten Unternehmen, deren Arbeitnehmerinnen* im Büro arbeiten, eine Art von hybrider Arbeitsweise eingeführt.  Gleichzeitig mussten sie sich mit den Herausforderungen der hybriden Teamarbeit auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter* effektiv und kreativ sind, unabhängig davon, von wo sie arbeiten. 

Hybridarbeit sieht nicht immer gleich aus, sondern kann je nach Unternehmen oder sogar Abteilung variieren. Google zum Beispiel kündigte im Mai 2021 an, ein flexibles und hybrides Arbeitsmodell anzubieten, bei dem die Beschäftigten nicht nur Home Office und Büro kombinieren, sondern auch bis zu vier Wochen im Jahr "von überall aus arbeiten" können. 

Den Arbeitnehmerinnen maximale Flexibilität zu bieten, hat jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Wenn du nicht vorhersehen kannst, wann und wo ein Mitarbeiter arbeitet, kannst du ihn nicht so einfach mit seinem Team in Verbindung halten. Vor allem die Zusammenarbeit ist einer der Hauptbereiche, der darunter leiden kann, wenn einige Angestellte aus der Ferne arbeiten. 

In diesem Artikel stellen wir dir einige der häufigsten Herausforderungen vor, mit denen Unternehmen und Arbeitnehmerinnen bei der hybriden Zusammenarbeit konfrontiert sind, und zeigen Strategien auf, wie diese überwunden werden können. 

HYBRIDE ARBEIT – WELCHE HERAUSFORDERUNGEN GIBT ES?

Laut einer Studie von Lucid, für die über 3000 Wissensarbeiter in fünf Ländern befragt wurden, wird die Verbesserung der Qualität der hybriden Zusammenarbeit im Jahr 2023 und darüber hinaus entscheidend sein. Der Bericht "The Way We Collaborate" aus dem Jahr 2022 zeigt, dass 90 % der Wissensarbeiterinnen sagen, dass virtuelle und hybride Meetings weiterhin stattfinden werden, während 80 % sagen, dass virtuelle Meetings für ihre Arbeit unerlässlich sind. 

Allerdings bevorzugen 67% immer noch persönliche Meetings. Die Gründe dafür reichen von unzureichender Technologie bis hin zu dem Gefühl, dass sie in hybriden Meetings nicht die Möglichkeit haben, sich zu äußern. So gaben 56% der Befragten an, dass virtuelle und hybride Meetings oft von denselben Stimmen dominiert werden, während 70% der Teilnehmer zugaben, dass sie in virtuellen Meetings Multitasking betreiben. 

Die Herausforderungen, die mit diesem Arbeitsmodell einhergehen, sind sehr unterschiedlich. Generell lassen sich die folgenden zusammenfassen: 

  • Mitarbeiterinnen, die nicht im Büro sind, können sich ausgeschlossen fühlen und haben weniger Möglichkeiten, sich beruflich weiterzuentwickeln (auch bekannt als "Proximity Bias")
  • Weniger persönliche Interaktion vor Ort mit Vorgesetzten
  • Schwierigkeiten bei der Vernetzung und beim Treffen mit Kolleginnen aus anderen Teams
  • Fehlende persönliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einer hybriden Arbeitsumgebung kann dazu führen, dass neue Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich zu integrieren
  • Erosion der Unternehmenskultur, da es keinen einzigen Ort gibt, an dem alle Beschäftigten zusammen sind
  • Weniger Innovation, Kreativität und Brainstorming, da die Mitarbeiterinnen möglicherweise weniger spontan zusammenarbeiten 
  • Schwierigkeiten bei der Integration von Kollegen aus der Ferne in hybride Teamsitzungen
  • Unklarheit darüber, wann die verschiedenen Teammitglieder im Büro sind und für die persönliche Zusammenarbeit zur Verfügung stehen

TIPP: Hinzu kommt das Problem der Koordination und Planung. Einige Teams verwenden Buchungssysteme oder Excel Listen, um eine Übersicht zu haben, wer wann im Büro ist. Dies ist nicht nur umständlich, sondern auch zeitraubend. Ein einfaches und kostenloses Tool um besser im Team planen zu können ist Hy!There.

EFFEKTIVE TEAMARBEIT UND HYBRIDE ARBEIT

Um die Herausforderungen der hybriden Teamarbeit erfolgreich zu meistern, ist eines unerlässlich: Kommunikation. Die Kommunikation sollte jeden Tag stattfinden und das ganze Team in irgendeiner Form einbeziehen. 

Während Kolleginnen, die im Büro arbeiten, sich in der Kaffeeküche oder im Flur kurz über bestimmte Themen und Projekte austauschen können, können diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, diese Neuigkeiten nicht spontan mitbekommen. Deshalb müssen Teams einen Weg finden, um die Kollegen über den Stand der gemeinsamen Projekte auf dem Laufenden zu halten. Egal, ob es sich dabei um regelmäßige virtuelle Treffen, eine eigene Notion-Seite oder einen Slack-Kanal handelt, in dem man spontan Ideen austauschen kann - Es kann nicht sein, dass Leute zurückbleiben, weil Informationen nicht geteilt werden. 

Um ein hybrides Team erfolgreich zu organisieren, braucht man auch einen Überblick über die Büro- und Heimarbeitstage aller Mitarbeiterinnen. Die Führungskraft könnte entscheiden, dass bei bestimmten wichtigen Treffen alle Teammitglieder persönlich anwesend sein müssen. Das kann besonders sinnvoll sein, wenn man Jahres- oder Quartalsstrategien plant oder wenn man wichtige Unternehmensnachrichten überbringt. 

Eine Übersicht der Büro – und Homeoffice – Tage aller Mitarbeiter ist genauso unerlässlich wie regelmäßige Teambuilding Aktivitäten. Eine Firmenkultur setzt sich aus Komponenten wie Verbundenheit, Vertrauen und gemeinsamen Werten zusammen. Oftmals geschieht dies gebündelt an dem Ort, der mit der Firma assoziiert wird:  
Dem Büro. Die Unternehmenskultur muss deshalb auch gepflegt werden, wenn dieser gemeinsame Ort der Verbundenheit wegfällt. Regelmäßige Teamevents wie ein Online Escape-Room oder virtuelle Kaffeepausen sind hier die optimale Lösung. 

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MANAGER ALS BINDEGLIED

Um eine geeignete Basis für Austausch zu schaffen, müssen Unternehmen ihre Teamleiterinnen und Manager mit den richtigen mit den richtigen Mitteln ausstatten. Sie sind das Bindeglied zwischen den Teammitgliedern und der Firma und dürfen daher nicht außer Acht gelassen werden. Insbesondere sogenannte „Soft Skills“, wie Empathie und emotionale Intelligenz sind unerlässlich, um Managerinnen auf die Herausforderungen vorzubereiten. Ein Teammitglied fühlt sich im Homeoffice ausgeschlossen? Es herrscht Frustration im Team über die neue Arbeitssituation? 

All dies sollte von den verantwortlichen Führungspersonen rechtzeitig vorgebeugt, erkannt und auch behoben werden. 

Außerdem müssen auch die Teammitglieder für solch etwaige Situationen sensibilisiert werden. Hybride Teams funktionieren am besten, wenn sie ein gegenseitiges Verständnis für die anderen Mitglieder aufbringen. 

HYBRIDE MEETINGS ERFOLGREICH GESTALTEN

Doch wie gestaltet sich nun konkret der Arbeitsalltag eines hybriden Teams?

Tools wie Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex und Zoom sind seit der Homeoffice-Phase in aller Munde als die Lösung für die virtuelle Zusammenarbeit. 

Diese stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn nun die Hälfe des Teams wieder im Büro ist und die andere Hälfte vom heimischen Schreibtisch arbeitet. Kollegen im Homeoffice werden trotz ihrer virtuellen Anwesenheit nicht zu gleichen Teilen an dem Meeting teilnehmen können: Feinheiten wie Körpersprache, Stimmung, Gefühle oder auch bewusste und unbewusste Interaktion zwischen Kolleginnen sind über den Bildschirm nicht immer wahrnehmbar. Es bedarf weitere Kollaborationstools, um Teams bei hybrider Arbeit zu unterstützen. 

Hierfür ist es wichtig zu definieren, um welche Art von Meeting es sich handelt. Es lassen sich grundsätzlich fünf Arten von Meetings unterscheiden, die alle einer unterschiedlichen Weise von Kollaboration benötigen: 

INFO-MEETINGS

Diese Meetings dienen dazu, Entwicklungen im Unternehmen oder zu bestimmten Projekten auszutauschen. Hierbei werden, in den meisten Fällen, auch das weitere Vorgehen besprochen und Aufgaben verteilt.  

Diese Meetings werden am besten über Teams, Zoom oder eine andere Videoanrufsoftware abgewickelt. Auch wenn die Teilnehmer den größten Teil des Meetings nicht aktiv teilnehmen müssen, müssen die Managerinnen dennoch wissen, dass die Informationen angekommen sind und verstanden wurden. 

Einige Tipps, um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer engagieren:  

  • Ein Moderator kann Fragen von den Remote-Teilnehmern sammeln und für eine Fragerunde bereithalten. 
  • Alle Teilnehmerinnen aus der Ferne auffordern, ihre Kameras eingeschaltet zu lassen 
  • Spezialkameras im Besprechungsraum, die dem Redner folgen können, damit die Teilnehmer aus der Ferne die Personen im Raum sehen können 
  • Sammeln von digitalen Reaktionen nach jeder Phase des Treffens 

KREATIV-MEETINGS

Hier geht es darum neue Ideen zu entwickeln, gemeinsam zu brainstormen und Input zu einem Thema zu sammeln. Der Ablauf dieser Meetings wird durch ein hybrides Arbeitsumfeld weniger erschwert, wenn das Team die richtigen Tools einsetzt. Miro beispielsweise, bietet sich hier optimal an, um gemeinsam Ideen zu sammeln. Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass jedes Teammitglied sich mit seinem eigenen Laptop einloggt, um an dem Miro Board zu arbeiten. Ein weiteres, sehr nützliches Tool ist hier Lucidspark, ein virtuelles Whiteboard, auf dem Teams zusammenkommen können, um ihre besten Ideen zu sammeln und umzusetzen. 

ENTSCHEIDUNGSMEETINGS

Entscheidungen werden gefällt und Diskussionen finden statt. Dies funktioniert natürlich am besten vor Ort, da man hierbei die Körperhaltung, Mimik und Gestik des Gegenübers besser wahrnehmen kann. In hybriden Teams ist zu beachten, dass auch die mobilen Mitarbeiterinnen zu Wort kommen, und ausschließlich über das eigene Gerät an der Diskussion teilgenommen wird, um einen Austausch auf Augenhöhe zu ermöglichen. Den Verlauf der Entscheidungsfindung zeitglich in sogenannten „Minutes“ ist essenziell für eine optimale Übersicht. Ein geeignetes Tool hierfür ist Notion. In diesem Online-Wiki können alle Teilnehmer zeitgleich zusätzlich ihre Fragen oder offenen Punkte notieren. 

STRATEGIE MEETINGS

„Was sind unsere Ziele und wie erreichen wir diese?“, ist meist die Leitfrage in Strategiemeetings. An diesem Meetings nehmen oftmals die Verantwortlichen der unterschiedlichen Abteilungen teil. Wichtig ist hierbei, dass sich alle auf Augenhöhe begegnen können. Microsoft Teams Rooms bieten hierbei eine optimale Möglichkeit für hybride Meetings: Alle Teilnehmer können sich sehen, Dokumente gemeinsam durchgehen und gleichermaßen an dem Meeting teilnehmen. 

OPERATIVE MEETINGS

In operativen Meetings findet ein Austausch über den Stand bestimmter Projekte statt. Ein perfektes Tool, um eine gute Übersicht in hybriden Teams zu ermöglichen ist Team Gantt. Mit dieser Projektmanagement-Übersicht haben alle Teammitglieder die Möglichkeit zusammen den Fortschritt des Projekts einzusehen und zu aktualisieren. Zudem können kurze Absprachen, die im Büro außerhalb des Meetings stattgefunden haben, mit Hilfe der Kommentarfunktion zu einem einzelnen Task ganz einfach eingetragen werden. Das erleichtert die Kommunikation über das Projekt und die Meeting-Zeit wird effektiv genutzt. 

PERSÖNLICHE TREFFEN SIND IMMER NOCH WICHTIG 

Natürlich können alle diese Meetings, vor allem Entscheidungs- und Strategie Meetings, auch persönlich stattfinden. Persönliche Treffen haben viele Vorteile: Man kann die Körpersprache der anderen sehen und hat die Möglichkeit, ein gutes Verhältnis zwischen den Teammitgliedern aufzubauen.  

Wenn ein Unternehmen kein Büro mehr hat, bietet es sich an, vorübergehend CoWorking Spaces oder Konferenzräume zu mieten. Die erwähnten nützlichen Tools wie Team Gantt und Miro können auch für die Koordination und Dokumentation der persönlichen Treffen verwendet werden, um einen guten Überblick zu gewährleisten, wenn alle Teilnehmerinnen nach dem Treffen wieder in den Fern- oder Hybridarbeitsmodus wechseln. 

HYBRIDE ZUSAMMENARBEIT ALS CHANCE

In jeden Fall sollte die neue, hybride Arbeitsform nicht nur mit Herausforderungen verbunden werden. Hybride Arbeit bietet jedem einzelnen neue Chancen; angefangen bei der Geschäftsführung bis hin zum einzelnen Teammitglied.

Firmen werden attraktiver für junge Talente auf Gen Y und Gen Z, die ein flexibles Arbeitsumfeld oftmals bevorzugen (hier mehr dazu). Firmen haben somit nicht nur die Chance die besten Talente dieser Generation anzuwerben, sondern auch zu halten. Dies verringert die Mitarbeiterfluktuation und minimiert Recruiting- und Einarbeitungskosten.

Arbeitnehmerinnen, die sich schon seit Jahren eine flexiblere Arbeitssituation aufgrund von familiären Lebensumständen oder auch einer Fernbeziehung wünschen, spricht das hybride Arbeitskonzept ebenfalls an. Glückliche und zufriedene Mitarbeiter bedeuten weniger Krankheitsausfälle und Kündigungen, was ebenfalls vorteilhaft für Unternehmen ist. 

Zusammenfassend kann gesagt werden, das mit hybrider Arbeit viele Herausforderungen im Bereich der Kollaboration einhergehen, diese jedoch nicht unüberwindbar sind. Sie bieten die Chance als Team und Unternehmen gemeinsam zu wachsen; durch gemeinsame Lösungsfindung, kreative Kollaborationsideen und gesteigerter Empathie. Der Fokus sollte hierbei vor allem auf der Teamentwicklung und dem persönlichen Kennenlernen der Kolleginnen liegen, beispielsweise in Form eines Teambuilding Wochenendes oder einer „Power“ Woche zum Ende eines Quartals im Büro. 

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*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter.


Originally published on July 8, 2021 at 10:00 AM, amended on January 4, 2023 at 4:04 PM

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