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Richtlinien für das hybride Arbeitsmodell erstellen - Anleitung für Unternehmen

Blog / 10. März 2023 / bei Christoph Drebes
Eine Gruppe von Arbeitnehmern mit unterschiedlicher ethnischer Herkunft diskutiert in einer hybriden Besprechung über eine hybride Arbeitspolitik. Eine Mitarbeiterin nimmt über einen Videolink teil.

Inhalt:

Die erfolgreiche Einführung des hybriden Arbeitsmodells im eigenen Unternehmen muss gut durchdacht sein. 

Denn nur mit einer solchen, gut durchdachten Strategie können Unternehmen von Kosteneinsparungen, höherer Produktivität und besserer Mitarbeiterzufriedenheit und –bindung durch das hybride Arbeitsmodell profitieren. 

Um Fairness und Klarheit in der Belegschaft herzustellen, sollten diese strategischen Überlegungen am Ende in einer unternehmensweiten Richtlinie festgehalten werden.  

Darum sollte jedes Unternehmen eine Richtlinie für hybride Arbeit erstellen 

In einigen Unternehmen gibt es vereinzelt Regelungen zu Remote- und Hybridarbeit. Diese sind in vielen Fällen durch die schnellen Umstellungen während der Corona Pandemie entstanden und daher strategisch nicht optimal abgestimmt. Das hat zur Folge, dass diese Regelungen teilweise veraltet sind und nochmals überholt gehörten. Zudem wurde bei den ad-hoc Umstellungen während der Pandemie die Meinungen und Wünsche der Mitarbeiter* nicht immer mit einbezogen.  

Eine Gruppe von Mitarbeitern unterschiedlichen Geschlechts und Alters sitzt in einem Besprechungsraum zusammen.

Wer die Entscheidungen über hybride Arbeitsregelungen von großen Unternehmen wie Twitter oder JP Morgan verfolgt, kann erkennen, dass die Gestaltung mit einigen Hindernissen verbunden ist. 

Das hybride Arbeitsmodell ist selbst für große Unternehmen noch immer ein neuartiges Modell, das im Laufe der Zeit agil angepasst werden muss. 

Jedoch sollten HR-Teams vorsichtig sein: Es klingt zwar verlockend die Richtlinien größerer Firmen zu kopieren, jedoch ist dies der komplett falsche Ansatz.

Ein Copy-Paste-Ansatz für interne Richtlinien ist immer riskant. Jede Organisation ist einzigartig und hat ihre eigenen Strukturen und Anforderungen. Um den größten Erfolg mit einer neuen hybriden Arbeitsrichtlinie zu erzielen, muss man daher Zeit und Überlegung in ihre Gestaltung und Umsetzung investieren. 

In diesem Artikel gehen wir auf einige der Möglichkeiten ein, wie man ein hybrides Unternehmen langfristig zum Erfolg führen kann. 

 den kostenlosen Guide zur Hybridrichtlie

Warum ist es schwierig, eine Richtlinie für hybride Arbeitsplätze zu entwerfen? 

Das Ziel einer solchen Richtlinie ist es, einen verbindlichen Wegweiser für Mitarbeiter herzustellen. Somit wird langfristig Klarheit und Fairness geschaffen. Jedoch gilt es bei der Einführung einer solchen neuen Arbeitspolitik einige Hürden zu überwinden.  

Stakeholder-Gruppen 

Erstens gilt es die unterschiedlichsten Interessengruppen im Unternehmen zu überzeugen. Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung sind beides wichtige Gründe für die Einführung der Remote-Arbeitsoption. Dies kann jedoch bei Managerinnen* ein Unsicherheitsgefühl hervorrufen. Insbesondere bei denen, die an konservativere Management- und Führungsstile gewöhnt sind. 

Zwei Frauen und ein Mann in Geschäftskleidung sitzen an einem runden Tisch und diskutieren. Der Mann sitzt in einem Rollstuhl und gestikuliert mit einem Stift.

Gleichzeitig könnte sich die Geschäftsleitung Gedanken darüber machen, ob die existierenden Büroräume weiterhin genutzt werden sollen oder ob sie zu einem teuren Fixkostenfaktor werden. Die Mitarbeiter des Büromanagements könnten Bedenken haben, dass sich ihre Stellenbeschreibungen ändern, während die IT-Abteilung wahrscheinlich Fragen zur Datensicherheit und Ressourcen haben wird. 

Eines der wichtigsten Elemente bei der Entwicklung einer neuen Richtlinie für hybride Arbeitsformen ist die Einbeziehung all dieser Interessengruppen in den Prozess. Dies kann in Form eines Komitees oder auch einer Fokusgruppe geschehen. Wichtig ist hierbei, dass immer Vertreterinnen jener Gruppen vertreten sind, auf welche die Regelung direkte Auswirkungen hat. Ist dies nicht der Fall, könnte die neue Richtlinie als Top-Down-Übung wahrgenommen werden.  

Dieser lange Prozess wird die Entscheidungsfindung nicht unbedingt erleichtern, aber es stellt sicher, dass mehrere Perspektiven berücksichtigt werden. Zudem wird durch das Mitgestaltungsrecht die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die neue Richtlinie positiv aufgenommen wird. 

Die richtige Büro und Homeoffice Balance finden 

Ein Problem bei hybriden Arbeitsformen und Remote Work Arbeitspolitiken ist, dass es mittlerweile eine große Auswahl an Optionen gibt. 

Das Spektrum reicht von der eher präskriptiven Art von Richtlinien bis hin zu solchen, die volle Flexibilität bieten.  

Eine eingeschränkte Richtlinie für hybrides Arbeiten könnte zum Beispiel den Mitarbeitern erlauben, zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten, sofern sie dies mit ihrem Vorgesetzten vereinbaren. Eine andere, begrenztere Option, könnte vorschreiben, dass die Mitarbeiterinnen einmal pro Woche vom Büro aus arbeiten müssen und sich eine Woche im Voraus einen Arbeitsplatz buchen müssen. 

Für beide Beispiele wären neue Regeln, Voraussetzungen und möglicherweise sogar Software erforderlich. Es gibt zum Beispiel verschiedene technische Lösungen für Unternehmen, mit deren Hilfe Mitarbeiter einen Platz im Büro buchen können.  

Völlig flexible und remote Optionen haben aber auch ihre Tücken. 

Ist keine Übersicht vorhanden, wer an welchen Tagen wo arbeitet, kann es schwierig werden sich abzustimmen oder persönliche Treffen zu vereinbaren. 

Auch die Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur, ohne persönlichen Kontakt vor Ort, kann ein Hindernis darstellen. Da die Unternehmenskultur ein wichtiger Faktor für den Erhalt von Mitarbeitern ist, müssen Unternehmen Wege finden diese auch in der neuen Arbeitsumgebung aufrecht zu erhalten. 

Tipp: Es kann schwierig sein, spontane Begegnungen in einer hybriden Arbeitswelt zu ermöglichen. Mystery Coffee kann Ihnen helfen, den Kontakt zwischen den Mitarbeitern zu halten. 

Einwände und Bedenken ausräumen 

Ein weiteres Hindernis von hybrider Arbeit besteht in den Einwänden unterschiedlichster Personen.  Können diese Einwände nicht ausgeräumt werden, besteht die Gefahr diese Mitarbeiter zu verlieren oder schlechte Stimmung im Team zu erzeugen. Besonders problematisch ist es, wenn diese Personen eine Führungsrolle innehaben und somit aktiv wichtige Veränderungen, wie die Einführung einer hybriden Arbeitsformen, ausbremsen können.

Ein weißer Mann sitzt neben einer schwarzen Frau, während sie an ihrem Schreibtisch arbeitet. Er zeigt mit einer Geste auf ihren Bildschirm, während sie ihm mit ernstem Gesichtsausdruck zuhört. Neben den beiden telefoniert eine weitere Frau.

Es ist nie einfach, die festgefahrene Meinung von Skeptikern zu ändern. Manchmal können selbst die neusten Statistiken über die Vorteile neuer Arbeitsweisen sie nicht überzeugen. Dennoch gibt es ein paar Taktiken, die nützlich sein können: 

  • Vergleichen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens mit denen Ihrer Konkurrenten. Zeigen Sie somit, dass eine flexiblere Politik Ihnen einen Vorteil bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern verschaffen wird. 
  • Weisen Sie nach, dass diese Änderung sehr erwünscht ist - hier sind die Daten einer Mitarbeiterumfrage sehr hilfreich. 
  • Nennen Sie alle Kostenvorteile oder Effizienzgewinne, die durch die Hybridarbeit erzielt werden. 
  • Erstellen Sie einen Plan, der sicherstellt, dass Mitarbeiterinnen und Manager in Kontakt bleiben, und der faire Anforderungen an beide Seiten stellt. 
  • Zeigen Sie, dass Sie daran arbeiten, Probleme präventiv zu lösen, und dass Sie auch nach der Einführung für Feedback offen bleiben werden. 

Die Vorteile des hybriden Arbeitsmodells 

Warum sollte man den Aufwand betreiben, eine individuelle Richtlinie zur hybriden Zusammenarbeit zu entwerfen? Weshalb nicht einfach eine Vorlage aus dem Internet benutzen? 

Nicht alle Unternehmen können eine einheitliche Richtlinie einführen. Manche Unternehmen benötigen bestimmte Personen, die immer vor Ort arbeiten. Andere wiederum können perfekt als reine Remote-Unternehmen funktionieren. 

Zusätzlich zu den Unterschieden, die durch den Sektor oder die Branche bedingt sind, können die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen variieren. Nach Jahren der Isolation durch die Pandemie, bevorzugen manche den persönlichen Kontakt, den ein regelmäßiger Besuch im Büro bietet. Andere sind vielleicht weiter vom Büro weggezogen und benötigen mehr Flexibilität 

Wenn Sie Ihre Richtlinien für hybride Arbeitsformen so anpassen, dass sie genau auf Ihre Mitarbeiter ausgerichtet sind, können Sie die folgenden Vorteile nutzen: 

Produktivität 

Mitarbeiterinnen kennen ihre eigenen Tendenzen am besten. Sie wissen, ob sie sich zu Hause besser konzentrieren können als im Büro welche Ressourcen, sie benötigen, um produktiv zu sein. 

Eine weiße Frau mit einem gelben Pullover arbeitet von zu Hause aus. Sie hält einen weißen Kaffeebecher in der Hand und lächelt auf ihren Laptop-Bildschirm.

Eine flexible, hybride Arbeitspolitik erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Außerdem wird der Wert eines Mitarbeiters nicht mehr durch seine Anwesenheit bestimmt, sondern durch das, was er für sein Unternehmen leistet.  

Oftmals können Unternehmen einen Produktivitätsanstieg bei Mitarbeiterinnen feststellen, die remote arbeiten, während sich die Mitarbeiter über eine bessere Work-Life-Balance freuen. Zudem berichten Mitarbeiterinnen von weniger Ablenkungen zu Hause und verzeichnen auch weniger krankheitsbedingte Abwesenheiten. 

Das bedeutet jedoch nicht, dass man nur zu Hause produktiv sein kann. Für manche Menschen sind die eigenen vier Wände kein ruhiger Rückzugsort. Für diejenigen, die Mitbewohner oder kleine Kinder zu Hause haben, könnte das Büro die bessere Wahl sein um konzentriert zu arbeiten. Die Hybridarbeit gibt den Arbeitnehmerinnen die Möglichkeit, ihren Arbeitsmodus den eigenen Bedürfnissen anzupassen. 

Klarheit 

In vielen Unternehmen war der Weg zum hybriden Arbeitsmodell bisher mit vielen Problemen verbunden. Es war nicht immer klar, was von Arbeitnehmern und Arbeitgebern erwartet wurde. 

Eine gut formulierte Richtlinie für Hybridarbeit kann die Verpflichtungen auf beiden Seiten klarstellen. Man kann festlegen, was die Mitarbeiterin dokumentieren muss und wie sie kommunizieren soll. Außerdem sollte festgelegt werden, ob das Unternehmen die Kosten für die Einrichtung des Homeoffice, Internetverbindungen usw. übernimmt. 

Wenn alle diese Fragen gesammelt an einem Ort festgehalten sind, wird es für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen einfacher, sich an die Richtlinien zu halten. 

Unternehmenskultur 

Vertrauen ist ein Grundpfeiler der Unternehmenskultur, der die Motivation fördert und Kreativität freisetzt. 

Eine gut konzipierte hybride Arbeitspolitik, sollte das Feedback der Mitarbeiterinnen mit einbeziehen. Denn dies ist ein wichtiger Schritt im Aufbau einer positiven, hybriden Unternehmenskultur.  

Die Veränderung der Arbeitspolitik ist jedoch kein leichter Schritt und die Umstellung kann für einige Kollegen schwer sein. Das sollten HR-Teams immer im Hinterkopf behalten.

Die Regelung sollte unter anderem Mindeststandards dafür festlegen, wie oft Manager und ihre Teams kommunizieren. Man sollte auch darüber nachdenken, ob das Unternehmen die nötigen Tools und Software für eine effektive Zusammenarbeit der Teams hat. 

Außerdem lohnt es sich Zeit und Geld in Tools und Aktionen zu investieren, welche die hybride Unternehmenskultur unterstützen. 

Vielleicht können Mitarbeiter einen bestimmten Teil ihrer Arbeitszeit nutzen, um soziale Kontakte zu pflegen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Büroalltag attraktiver zu gestalten. Beispielsweise durch bürointerne Veranstaltungen oder kleine Events wie ein monatlicher Kaffeevormittag. 

Tipp: Wenn Ihre Mitarbeiterinnen die Zeit im Büro zum Aufbau von sozialen Netzwerken und zur Zusammenarbeit nutzen möchten, kann eine Lösung wie Mystery Lunch ihnen helfen, gemeinsame Lunch-Termine mit Personen außerhalb ihres eigenen Teams zu finden. 

Praktische Tipps - wie man Richtlinien für die hybride Arbeit erstellt 

Das Ziel der meisten Unternehmen ist klar: eine schlanke, transparente, hybride Arbeitspolitik, die speziell für Ihre Arbeitskräfte entwickelt wurde. Aber wie erstellt man diese? 

Hier sind einige Tipps, wo man anfangen kann: 

1. Gemeinsam mit einem Team arbeiten 

Ein Top-Down-Ansatz, der von den leitenden Managern ausgeht, wird keine vielfältige Perspektive für Änderungen der Richtlinien bieten. Obwohl man unbedingt Manager aus verschiedenen Abteilungen involvieren sollte (z.B. Personalabteilung, Administration oder Büromanagement, Rechtsabteilung, IT), rät es sich ebenfalls Mitarbeitervertreterinnen aus einer Reihe von Abteilungen einbeziehen. 

Um dem Prozess jedoch so produktiv wie möglich zu gestalten, sollten sie darauf achten zwar aus jeder wichtigen Abteilung jemanden mit einzubeziehen, den Rahmen aber nicht zu sprengen. 

2. Mitarbeiterbefragungen durchführen 

Mitarbeiterbefragungen sind bei grundsätzlichen Veränderungen der Arbeitspolitik unerlässlich. Denn die liefern wichtige Einblicke was sich die Mitarbeiter wünschen und welche Voraussetzungen für sie geschaffen werden müssen.  

Eine weiße Frau nimmt an einem großen virtuellen Meeting teil. Sie schaut auf zwei Bildschirme, einer zeigt Bilder ihrer Kolleginnen und Kollegen, der andere zwei komplexe Diagramme.

Grundsätzlich gilt jedoch: Man kann es nicht immer allen Mitarbeitern recht machen. Die Ergebnisse aus der Mitarbeiterbefragung werden jedoch helfen zu verstehen, wie die meisten Menschen über bestimmte Themen denken. Wenn beispielsweise 70% der Mitarbeiterinnen gerne einmal pro Woche ins Büro kommen und 20% nur alle zwei Wochen, können Sie getrost eine Richtlinie einführen, die eine persönliche Anwesenheit alle zwei Wochen vorschreibt. 

Zusätzlich helfen qualitative Fragen um zu erfahren, warum die Mitarbeiter komplett remote oder im Büro arbeiten möchten. Ist es eine Frage der Barrierefreiheit? Fehlen ihnen bestimmte Ressourcen? Haben sie Kinderbetreuungspflichten? Muss die neue Politik einige Ausnahmen vorsehen, oder gibt es andere Vorteile, um mehr Fairness zu erzeugen? 

3. Erwartungen klar kommunizieren 

Vor der Einführung der neuen Richtlinie müssen alle Details geklärt sein. Dazu gehören auch die Verpflichtungen für Mitarbeiterinnen und Manager. 

Eine Frau in einem grauen Blazer präsentiert etwas vor einer Gruppe von Kollegen.

Wenn sich durch die Regelung neue administrative Aufgaben ergeben, sorgen Sie dafür, dass die zuständigen Abteilungen informiert werden. Sie brauchen möglicherweise Zeit, um die neuen Prozesse zu testen und zu verfeinern. 

Falls das Unternehmen eine neue Software für Kommunikation oder Administration benötigt, sollte genügend Zeit zur Verfügung stehen, um verschiedene Anbieter zu testen und die Software einzurichten. 

Bei der finalen Kommunikation an die Belegschaft ist es wichtig, klare Ansprechpartner für Fragen oder Anmerkungen zu definieren.  

4. In Erfolgsmessung investieren

 SMART-Ziele sind in vielen Unternehmen etabliert. Diese Art der Zielsetzung eignet sich auch hervorragend, um die neuen Arbeitsplatzrichtlinien zu messen. 

Bei der Einführung einer neuen Arbeitspolitik ist es unverlässlich Daten zu erheben. Nicht nur um den Erfolg zu messen, sondern auch um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Und nicht zuletzt, um die Entscheidung vor hochrangigen Stakeholdern zu verteidigen.  

 Deshalb die KPIs zur Erfolgsmessung, vor der Einführung ausgewählt werden. Gemäß dem SMART-Paradigma sollten sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. 

Optimalerweise kann bei der Mitarbeiterbefragung ein Basiswert für jeden KPI ermittelt werden, welcher im Folgenden jährlich gemessen und vergleichen wird.  

5. Die neue Richtlinie für hybride Arbeit ist nicht endgültig 

Hybride Arbeitsplatzrichtlinien sollten für das Unternehmen sinnvoll sein. Wenn sich ein Unternehmen im Laufe der Zeit verändert - sei es durch Personalzuwachs oder einfach nur durch die Zunahme der Millennials und Gen Z-Mitarbeiter - muss die Richtlinie wahrscheinlich überarbeitet und verfeinert werden. 

Eine schwarze Frau nimmt an einer virtuellen Besprechung mit neun Kollegen teil. Auf ihrem Bildschirm werden ihre Video-Feeds angezeigt.

Durch jährliche Überprüfungen der Richtlinien kann man feststellen, an welchen Stellen eine Überarbeitung nötig ist. Das Unternehmen kann auf das Feedback aus der jährlichen Mitarbeiterbefragung reagieren und die Prozesse straffen oder sogar die Richtlinie komplett überarbeiten, wenn nötig. 

Möglicherweise gibt es auch äußere Einflüsse, wie z.B. steigende Mieten für Büroflächen, welche das Unternehmen dazu veranlassen, die Arbeitspolitik nochmals zu überarbeiten.

Die Mitarbeiter sollten darüber Bescheid wissen, dass die Richtlinie regelmäßig angepasst wird und die ihr Feedback dazu geben können.  Somit wird ein Gefühl der Wertschätzung einer jeden Meinung erzeugt.  

Das sind die Grundlagen - aber wo soll man anfangen? 

Wenn Sie ein neues Projekt für eine hybride Arbeitspolitik in Angriff nehmen wollen, dann möchten Sie vielleicht wissen, wo Sie anfangen sollen. 

Es gibt viele Vorlagen für hybride Arbeitsplatzrichtlinien, die meisten sind jedoch sehr generisch. Wenn Sie etwas Komplexeres und Individuelles benötigen, hilft Ihnen unser Guide für hybride Arbeitsrichtlinien weiter. 

In diesem Guide finden Sie: 

  • Übungen, die Ihrem Team bei der Entwicklung von Richtlinien helfen, den Zweck und die relevanten KPIs Ihrer neuen Richtlinie zu ermitteln 
  • Beispielfragen, die Sie Ihrer Mitarbeiterbefragung hinzufügen können 
  • Eine Checkliste für die Erstellung eines verständlichen Richtlinien-Dokuments 
  • Eine E-Mail-Vorlage für die interne Kommunikation 

Laden Sie noch heute den Guide für hybride Arbeitsplatzpolitik herunter, damit Sie Ihre Strategieentwicklung leichter strukturieren können. 

 

Den richtigen Weg für Ihr Unternehmen finden 

Die Gestaltung hybrider Arbeitspolitiken ist vielleicht keine einfache Aufgabe, aber sie kann eine wertvolle Erfahrung sein. 

Wenn Sie strukturiert vorgehen und sich die Zeit nehmen, die Daten und Standpunkte der verschiedenen Gruppen zu prüfen, wird Ihre Richtlinie besser zu Ihrem Unternehmen passen. Sie wird auch geeignet sein im mit Ihrem Unternehmen weiter zu wachsen, flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren und das Unternehmen für den zukünftigen Erfolg zu sichern. 

 

*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text abwechselnd die männliche und weibliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben immer auf Angehörige beider Geschlechter

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Über den Autor:

Christoph Drebes

Christoph ist ein Unternehmer aus München und hat Mystery Minds 2016 mitbegründet. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Arbeitswelt menschlicher zu gestalten, indem es wertvolle, persönliche Verbindungen zwischen Kolleg:innen schafft. Das remote-only Team arbeitet bereits mit über 250 internationalen Unternehmen zusammen und hilft ihnen dabei, internen Netzwerke zu stärken und die Silo-Mentalität zu überwinden.


Original veröffentlicht am 10. März 2023 um 16:02, geändert am 10. Januar 2024 um 17:52

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