Hybride Arbeit und Kollaboration

In alle Beiträge by Lisa Debatin

Wie Teamarbeit und Meetings auch in einer hybriden Arbeitswelt gelingen

Die Homeoffice Pflicht in Deutschland läuft aus und soll nicht verlängert werden. Viele Mitarbeiter fragen sich, was das für ihren Job und ihr Team bedeutet. Die Mitarbeiteranzahl für Büros ist in den meisten Firmen noch immer beschränkt und dementsprechend werden einige Kollegen wohl weiterhin von Zuhause arbeiten. Was bedeutet hybride Arbeit konkret für die Zusammenarbeit in den Teams? Wie kann diese gelingen, wenn die Hälfte des Teams im Büro ist und die andere von Zuhause arbeitet?

Hybride Arbeit – welche Herausforderungen gibt es?

Es ist wichtig zu verstehen, dass hybride Arbeit nicht immer gleich aussieht. Sie kann sich je nach Unternehmen oder sogar Abteilung unterscheiden. Google beispielsweise verkündete Anfang Mai global auf ein flexibles und hybrides Arbeitsmodell umzustellen. Dieses ermöglicht Mitarbeitern nicht nur Homeoffice und Büro verbinden, sondern auch bis zu vier Wochen im Jahr „Work from Anywhere“ in Anspruch nehmen.

Die Herausforderungen, die mit diesem Arbeitsmodell einhergehen, sind sehr unterschiedlich. Generell lassen sich die folgenden zusammenfassen:

  • Gefühl der Ausgrenzung und erschwerte Karriereentwicklung bei Mitarbeitern, die nicht im vor Ort im Büro sind
  • Weniger persönlicher vor-Ort Austausch mit den Vorgesetzten
  • Erschwertes Networking und zufälliges Kennenlernen durch flexible Zeitpläne
  • Fehlen von persönlichem Onboarding von neuen Mitarbeitern in einem hybriden Arbeitsumfeld
  • Erosion der Firmenkultur, da das Büro nicht mehr der zentrale Ort der Identifizierung ist
  • Innovation, Kreativität und Brainstorming im Team werden erschwert
  • Einbindung der Homeoffice Kollegen in Meetings im Büro, sogenannte hybride Team Meetings

Hinzu kommt das Problem der Koordination und Planung. Einige Teams verwenden Buchungssysteme oder Excel Listen, um eine Übersicht zu haben, wer wann im Büro ist. Dies ist nicht nur umständlich, sondern auch zeitraubend.
Ein einfaches und kostenloses Tool um besser im Team planen zu können ist Hy!There.


Effektive Teamarbeit und hybride Arbeit

Um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist eines sehr wichtig: Kommunikation im Team. Diese sollte nicht nur ständig stattfinden, sondern auch jeden im Team miteinschließen. Während manche Kollegen sich endlich wieder kurz auf dem Flur oder in der Kaffeeküche zu bestimmten Themen und Projekten austauschen können, müssen andere noch immer Meetings für Absprachen einplanen oder Telefonate führen. Deshalb ist es unerlässlich, diejenigen, die im Homeoffice sind, immer in den aktuellen Stand der Projekte mit einzubeziehen und über kurze Absprachen in der Kaffeeküche auf dem Laufenden zu halten.

Eine Übersicht der Büro – und Homeoffice – Tage aller Mitarbeiter ist genauso unerlässlich wie regelmäßige Teambuilding Aktivitäten. Eine Firmenkultur setzt sich aus Komponenten wie Verbundenheit, Vertrauen und gemeinsamen Werten zusammen. Oftmals geschieht dies gebündelt an den Ort, der mit der Firma assoziiert wird: dem Büro. Die Unternehmenskultur muss deshalb auch gepflegt werden, wenn dieser gemeinsame Ort der Verbundenheit wegfällt. Regelmäßige Teamevents wie ein Online Escape-Room oder virtuelle Kaffeepausen sind hier die optimale Lösung.

Unser kostenloses Whitepaper zeigt zudem noch weitere einfach umsetzbare Ideen auf, die Unternehmenskultur und Kommunikation zwischen Mitarbeitern fördern.

Manager als Bindeglied

Um eine geeignete Basis für Austausch zu schaffen, müssen Unternehmen ihre Teamleiter und Manager mit den richtigen Fähigkeiten ausgestatten. Sie sind das Bindeglied zwischen den Teammitgliedern und der Firma und dürfen daher nicht außer Acht gelassen werden. Insbesondere sogenannte „Soft-skills“, wie Empathie und emotionale Intelligenz sind unerlässlich, um Manager auf die Herausforderungen vorzubereiten. Ein Teammitglied fühlt sich im Homeoffice ausgeschlossen? Es herrscht Frustration im Team über die neue Arbeitssituation?
All dies sollte von den verantwortlichen Führungspersonen rechtzeitig vorgebeugt, erkannt und auch behoben werden.
Außerdem müssen auch die Teammitglieder für solch etwaige Situationen sensibilisiert werden. Hybride Team funktionieren am besten, wenn sie ein gegenseitiges Verständnis für die anderen Mitglieder aufbringen.

Hybride Meetings erfolgreich gestalten

Doch wie gestaltet sich nun konkret der Arbeitsalltag eines hybriden Teams?
Tools wie Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex und Zoom sind seit der Homeoffice-Phase in aller Munde als die Lösung für die verteilte Zusammenarbeit.
Diese stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn nun die Hälfe des Teams wieder im Büro ist und die andere Hälfte vom heimischen Schreibtisch arbeitet. Kollegen im Homeoffice werden trotz ihrer virtuellen Anwesenheit nicht zu gleichen Teilen an dem Meeting teilnehmen können: Feinheiten wie Körpersprache, Stimmung, Gefühle oder auch bewusste und unbewusste Interaktion zwischen Kollegen sind über den Bildschirm nicht immer wahrnehmbar. Es bedarf weiterer Kollaborationstools, um Teams bei hybrider Arbeit zu unterstützen.

Hierfür ist es wichtig zu definieren, um welche Art von Meeting es sich handelt. Es lassen sich grundsätzlich fünf Arten von Meetings unterscheiden, die alle einer unterschiedlichen Weise von Kollaboration benötigen:

Kreativ-Meetings

Hier geht es darum neue Ideen zu entwickeln, gemeinsam zu brainstormen und Input zu einem Thema zu sammeln. Der Ablauf dieser Meetings wird durch ein hybrides Arbeitsumfeld weniger erschwert, wenn das Team die richtigen Tools einsetzt. Miro beispielsweise, bietet sich hier optimal an, um gemeinsam Ideen zu sammeln. Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass jedes Team Mitglied sich mit seinem eigenen Laptop einloggt, um an dem Miro Board zu arbeiten.

Info-Meetings

Diese Meetings dienen dazu, Entwicklungen im Unternehmen oder zu bestimmten Projekten auszutauschen. Hierbei werden, in den meisten Fällen, auch das weitere Vorgehen besprochen und Aufgaben verteilt. In hybriden Teams ist hierbei zu beachten, dass alle Mitarbeiter einzeln zuschalten und ihre Kamera anschalten. Somit haben alle Teilnehmer das gleiche Erlebnis des Meetings.

Entscheidungsmeetings

Entscheidungen werden gefällt und Diskussionen finden statt. Dies funktioniert natürlich am besten vor Ort, da man hierbei die Körperhaltung, Mimik und Gestik des Gegenübers besser wahrnehmen kann. In hybriden Teams ist zu beachten, dass auch die mobilen Mitarbeiter zu Wort kommen, und ausschließlich über das eigene Gerät an der Diskussion teilgenommen wird, um einen Austausch auf Augenhöhe zu ermöglichen. Den Verlauf der Entscheidungsfindung zeitglich in sogenannten „Minutes of Meeting“ ist essentiell für eine optimale Übersicht. Ein geeignetes Tool hierfür ist Notion. In diesem Online-Wiki können alle Teilnehmer zeitgleich zusätzlich ihre Fragen oder offenen Punkte notieren.

Strategie Meetings

„Was sind unsere Ziele und wie erreichen wir diese?“, ist meist die Leitfrage in Strategiemeetings. An diesem Meetings nehmen oftmals die Verantwortlichen er unterschiedlichen Abteilungen teil. Wichtig ist hierbei, dass sich alle auf Augenhöhe begegnen können. Microsoft Teams Rooms bieten hierbei eine optimale Möglichkeit für hybride Meetings: alle Teilnehmer können sich sehen, Dokumente gemeinsam durchgehen und gleichermaßen an dem Meeting teilnehmen.

Operative Meetings

In operativen Meetings findet ein Austausch über den Stand bestimmter Projekte statt. Ein perfektes Tool, um eine gute Übersicht in hybriden Teams zu ermöglichen ist Team Gantt. An dieser Projektmanagement-Übersicht haben alle Teammitglieder die Möglichkeit zusammen den Fortschritt des Projekts einzusehen und zu aktualisieren. Zudem können kurze Absprachen, die im Büro außerhalb des Meetings stattgefunden haben, mit Hilfe der Kommentarfunktion zu dem einzelnen Task ganz einfach eingetragen werden. Das erleichtert die Kommunikation über das Projekt und die Meeting-Zeit wird effektiv genutzt.

Natürlich kann für all diese Meetings, insbesondere Entscheidungs- und Strategiemeetings auch ein Treffen vor Ort ausgemacht werden. Alternativ zu dem eigenen Büro können Teams hierfür auch Co-Working Spaces oder Konferenzräume angemieten. Die genannten, nützlichen Tools wie TeamGantt und Miro können auch hierbei zum Einsatz kommen, um die Treffen zu koordinieren und dokumentieren, wenn alle Teilnehmer nach dem Treffen wieder in den hybriden Arbeitsmodus wechseln.

Hybride Zusammenarbeit als Chance

In jeden Fall sollte die neue, hybride Arbeitsform nicht nur mit Herausforderungen verbunden werden. Hybride Arbeit bietet jedem einzelnen neue Chancen, angefangen bei der Geschäftsführung bis hin zum einzelnen Teammitglied.
Firmen werden attraktiver für junge Talente auf Gen Y und Gen Z, die ein flexibles Arbeitsumfeld oftmals bevorzugen (hier mehr dazu). Firmen haben somit nicht nur die Chance die besten Talente dieser Generation anzuwerben, sondern auch zu halten. Dies verringert die Mitarbeiterfluktuation und minimiert Recruiting- und Einarbeitungskosten.

Arbeitnehmer, die sich schon seit Jahren eine flexiblere Arbeitssituation aufgrund von familiären Lebensumständen oder auch einer Fernbeziehung wünschen, spricht das hybride Arbeitskonzept ebenfalls an. Glückliche und zufriedene Mitarbeiter bedeuten weniger Krankheitsausfälle und Kündigungen, was ebenfalls vorteilhaft für Unternehmen ist.

Zusammenfassend kann gesagt werden, das mit hybrider Arbeit viele Herausforderungen im Bereich der Kollaboration einhergehen, diese jedoch nicht unüberwindbar sind. Sie bieten die Chance als Team und Unternehmen gemeinsam zu wachsen; durch gemeinsame Lösungsfindung, kreative Kollaborationsideen und gesteigerter Empathie. Der Fokus sollte hierbei vor allem auf der Teamentwicklung und dem persönlichen Kennenlernen der Kollegen liegen, beispielsweise in Form eines Teambuilding Wochenendes oder einer „Power“ Woche zu Ende eines Quartals im Büro.


Ihnen gefällt unser Beitrag? Sie möchten uns Ihre Meinung dazu mitteilen?
Teilen Sie den Beitrag auf Social Media unter #MysteryMinds #HybridCollaboration