Ablauf Onboarding Prozess

Onboarding Prozess: Wie Human Resources Abteilungen eine klare Struktur schaffen

In alle Beiträge by Corinna Drebes

Lesezeit: 7 Minuten


Erfolgreiche Onboarding Prozesse sind entscheidend, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter* schnell einzugliedern und langfristig ans Unternehmen zu binden. Auf dem Weg dorthin lauern einige Fallstricke – gerade in einer Zeit, in der Home Office zunehmend zum Standard wird. Wie wird die Onboarding Journey erfolgreich – vor Ort wie remote – und warum sollten Human Resources Abteilungen den Prozess über drei Phasen hinweg standardisieren?

Warum brauchen Unternehmen einen Onboarding-Prozess?

Wenn ein neuer Arbeitnehmer zügig integriert wird und sich flink in seine Aufgaben einarbeitet, bedeutet dies oft mehr als die halbe Miete für eine langjährige Mitarbeiterbindung. Außerdem erfüllen Mitarbeiter ihre Ziele deutlich schneller. Doch es kann auch eine Menge schiefgehen. So scheitert jedes fünfte Arbeitsverhältnis bereits in der Probezeit. In einigen Fällen tritt der neue Kollege die Stelle nicht einmal an. Das ist ärgerlich fürs Unternehmen und die Kollegen, die zusätzliche Arbeit übernehmen müssen. Und es ist angesichts hoher Recruitingkosten auch richtig teuer. Solchen Szenarien kann ein strukturierter Onboarding-Prozess vorbeugen.

Wie lautet die Definition und woher stammt der Begriff Onboarding?

Onboarding, kurz für „taking on board“, lässt sich definieren als „An-Bord-Nehmen“ eines neuen Mitarbeiters. Die Bedeutung des Onboardings ist vor allem angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und der steigenden Mobilität in den letzten Jahren stetig gestiegen.

Was ist ein guter Onboarding Prozess?

Wichtig ist ein umfassender und strukturierter Ansatz, der dem neuen Mitarbeiter das Ankommen erleichtert. Denn die Onboarding Journey umfasst nicht nur die Einarbeitung, sondern darüber hinaus die Eingliederung des neuen Kollegen ins Unternehmen in und die Unternehmenskultur.

Spannend: Laut der Studie „Meaning of Work“ 2020 der globalen Jobseite Indeed ist Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Deutschland ein gutes Betriebsklima (59 %) wichtiger als Gehalt, Prämien oder Bonuszahlungen (54 %).

Wer ist für optimale Onboarding Prozesse verantwortlich?

  • Federführend ist – wie bei allen Personal- und Talent Management-Themen – die Human Resources Abteilung. Sie muss nicht nur im Einzelfall dafür Sorge tragen, dass jeder neue Mitarbeiter optimal „ongeboardet“ wird. Ihre Aufgabe ist es auch, im Rahmen des Talent Managements entsprechende Konzepte zu entwickeln und Strukturen zu lancieren.
  • In der operativen Umsetzung kommt es auf eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und HR Abteilung an: Die Aufgaben zwischen fachlichen Vorgesetzten und dem Betreuer in der Personalabteilung müssen im Hinblick auf jeden neuen Mitarbeiter klar zugewiesen sein.

Checkliste Onboarding: 5 sind typische Fehler

  • Verzögerte Abwicklung von Vertragsmodalitäten: Der neue Kollege erhält seinen Arbeitsvertrag bzw. andere wichtige Unterlagen nicht oder nicht rechtzeitig. Im Zweifel erhält er selbst auf Nachfrage keine zielführenden Informationen. Kein Wunder, wenn er schon nach kurzer Zeit das Vertrauen in seinen neuen Arbeitgeber verliert.
  • Keine Kommunikation: Der Mitarbeiter fühlt sich vor dem Start alleingelassen im Hinblick auf die Vorbereitung für den neuen Job. Oder er erhält zu Beginn der Arbeit keine ausreichende Einführung. Vielleicht weiß er nicht einmal genau, wer seine Ansprechpartner für bestimmte Fragen sind. Unter Umständen macht sich schon nach kurzer Zeit eine gewisse Resignation breit.  
  • Wenig Kontakt mit Kollegen: Gute Touch Points mit den Kollegen gehören zu dem, was sich neue Mitarbeiter am meisten wünschen. Sind sie – auch angesichts zunehmenden mobilen Arbeitens – nicht vorhanden, hat das oft immense Auswirkungen auf die Motivation. Aber nicht nur das: Ohne den Austausch mit anderen fehlen wichtige Informationen, die für die Arbeit wichtig wären. Und dafür, dass der neue Angestellte seine Aufgaben erfüllen kann.
  • Einarbeitungsplan nicht vorhanden: Wenn die Einarbeitung unstrukturiert verläuft, ist das Risiko hoch, dass wichtige Themen und Learnings vergessen werden.
  • Keine Klärung von Zielen: Weiß der neue Mitarbeiter nicht genau, was von ihm erwartet wird, hat das gleich zwei negative Auswirkungen. Zum einen kann er die Ziele kaum erreichen. Zum anderen hängt er in der Luft und verliert schnell die Lust an der neuen Arbeitsstelle.
  • Fehlendes Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen geben Orientierung – und zwar in beide Richtungen. Fehlen sie, kommt schnell das Gefühl auf, nicht am richtigen Platz zu sein. Daher ist zu empfehlen, sowohl regelmäßige Feedbacks vom neuen Mitarbeiter einzuholen als auch, ihm diese zu geben.

Wie sehen die drei Phasen des Onboarding Prozesses aus? Und wie verläuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

1. Preboarding – vor dem ersten Arbeitstag: Die zeitnahe Übersendung des Arbeitsvertrags und anderer wichtiger Unterlagen sollte selbstverständlich sein. Doch Human Resources Abteilungen können im Verbund mit der Fachabteilung noch mehr tun.

  • Der Neue sollte einen persönlichen Ansprechpartner in HR haben, den er jederzeit kontaktieren kann.
  • Die direkten Kollegen können anbieten, schon mal mit dem Mitarbeiter zum Mittagessen zu gehen.
  • Sofern Meetings digital stattfinden, bietet sich das erste Kennenlernen mit den Kollegen in einer „virtuellen Kaffeeküche“ an. Das geht auch aus dem Home Office. So hat der Neue schon vor dem ersten Arbeitstag die Chance, sich zu vernetzen.
  • Wenn Materialien zum Unternehmen und zur Tätigkeit schon vorab zur Verfügung gestellt werden, unterstützt das die Vorbereitung. Leitfäden, Infos über Abläufe, Themen und Projekte helfen, schon mit Vorwissen zu starten. Das Gefühl, gut anzukommen, wird gestärkt.
  • Die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens zu vermitteln, beginnt schon in der Bewerbungsphase. Dies gilt es hier durch entsprechende Kommunikation weiterzuführen.
  • Schon vor dem Start sollte der Arbeitgeber den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter einrichten, sodass dieser am ersten Tag direkt loslegen kann.

2. Startphase – die ersten Arbeitstage: Gerade die ersten Tage entscheiden oft schon über den langfristigen Erfolg der Zusammenarbeit. Dabei kann der Arbeitgeber einiges tun:

  • Damit der neue Kollege gleich ein gutes Gefühl gewinnt, sollte der Chef sich Zeit nehmen, um die wichtigsten Eckpunkte zu klären. Dazu gehört es auch, gegenseitige Erwartungen abzuklären.
  • Eine offizielle Begrüßung innerhalb des Teams ist von hoher Bedeutung. Diese hilft dabei, dass sich der Neue schnell integrieren kann. Außerdem wichtig: Ein schnelles Kennenlernen anderer Kollegen am Standort. Dazu gehört ein Rundgang durch die Firma.
  • Außerdem hilfreich ist ein Willkommenspaket, zum Beispiel mit:
  • Unterlagen zum Unternehmen
  • Schlüssel und/oder Mitarbeiterausweis
  • Visitenkarten
  • Infos zu Mitarbeiterangeboten wie Kantine
  • Logistische Einweisungen, etwa für den Parkplatz und für Arbeitsmittel
  • Strukturiertem Einarbeitungsplan.

Um Vernetzung auch über den Standort hinaus zu ermöglichen, eignen sich virtuelle Meetings. Interne soziale Netzwerke können ebenso beim Kontaktaufbau helfen wie Plattformen zur randomisierten Vernetzung („Blind Dates zwischen Kollegen“).

Unser Tipp Mit Mystery Coffee vernetzen sich neue Kollegen in der virtuellen Kaffeeküche mit „alten Hasen“. Die Angestellten werden einander „per Zufallsprinzip“ zugelost. Der Onboarding-Prozess wird deutlich erleichtert: www.mysterycoffee.com.

3. Einarbeitung – die ersten sechs Monate: Der neue Mitarbeiter soll das Unternehmen sukzessive besser kennenlernen und in seine Aufgaben hineinwachsen.

  • Der Einarbeitungsplan sollte im Detail strukturiert und praktisch umgesetzt werden.
  • Einführungsveranstaltungen, Trainings und Schulungen leisten einen wichtigen Beitrag.
  • Ein erstes Feedbackgespräch erfolgt bereits in den ersten Wochen. Weitere folgen in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel monatlich, in beide Richtungen. Wenn etwas nicht passen sollte, wird es offen angesprochen, um Lösungen zu finden. Dabei stehen sowohl fachliche Fragen als auch das Wohlbefinden des Kollegen auf der Agenda.
  • Schon jetzt sollten mittel- bis langfristige Entwicklungsschritte und Karriereperspektiven besprochen werden. Damit der neue Kollege gleich weiß, wie er seine Ziele erreichen kann.
  • Team-Events unterstützen die weitere Integration des neuen Mitarbeiters. Auch digitale Elemente können dabei eine Rolle spielen.

Auch nach der Probezeit ist das Onboarding oft noch nicht abgeschlossen. Gerade die entsprechenden kommunikativen Initiativen sind auch weiterhin sinnvoll. Federführend ist dabei die Fachabteilung – unterstützt wird sie jedoch kontinuierlich von HR.

Onboarding Prozess in Phasen
Onboarding Prozess in Phasen

Wie funktioniert Onboarding aus dem Home Office?

Immer mehr Beschäftigte arbeiten mobil von zu Hause aus oder von anderen Orten. Es ist davon auszugehen, dass dieser Trend auch langfristig von Bestand sein wird. Die räumliche Distanz hat auch Folgen für den Onboarding Prozess. Doch digitale Kommunikationskanäle helfen, diese zu überwinden:

  • Wenn digitale Meetings etabliert werden, hilft das, um für laufenden Austausch innerhalb von Teams und über Abteilungsgrenzen hinaus zu sorgen. Es gilt, einen dauerhaft intensiven Kontakt zu Kollegen zu etablieren.
  • Durch virtuelle 1:1-Gespräche zwischen Kollegen wird es möglich, den internen Informationsfluss über Standorte, Länder und Kontinente hinweg zu verbessern. Das hat auch positive Auswirkungen auf die Integration neuer Mitarbeiter. Ein gemeinsamer Kaffee kann viele positive Auswirkungen haben.
  • Filehosting-Dienste und Cloud-Speicher ermöglichen dem Mitarbeiter direkten Zugang zu Informationen und Unterlagen. Ein schneller Überblick über verfügbare Dateien sollte sichergestellt werden.
  • Dennoch sollte der persönliche Kontakt nicht zu kurz kommen. So ist zu prüfen, ob es möglich ist, die ersten Tage vor Ort in der Firma zu sein. Präsenztage sollten auch bei Mitarbeitern eingeplant werden, die üblicherweise im Home Office arbeiten.

Unter dem Strich

Eine Struktur für den Start neuer Kollegen schaffen, Informationen laufend vermitteln – und sowohl bei HR als auch in der Fachabteilung einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung stellen: Wenn Unternehmen das beherzigen, schaffen sie eine gute Grundlage für reibungsloses Onboarding. Damit verbunden: Eine optimale Arbeitsfähigkeit neuer Leute. Und die gute Chance auf langfristige Mitarbeiter-Bindung an die Firma.

*Im Text wird, wie in journalistischen Texten üblich, die männliche Form gewählt. Personen männlichen und weiblichen Geschlechts sind dabei immer gleichermaßen gemeint.