Die IT-Abteilung als Treiber der Digitalisierung

In Digitalisierung, Mitarbeiter-Vernetzung by Elisabeth SchullerLeave a Comment

Unternehmen müssen zunehmend kollaborativ und bereichsübergreifend arbeiten, um die Potenziale der Digitalisierung zu heben. Dabei spielen der persönliche Austausch und Kommunikation eine entscheidende Rolle. Die Informationstechnologie wandelt sich dabei zur zentralen Drehscheibe für umwälzende Veränderungen. IT-Abteilungen müssen sich dementsprechend neu orientieren. Sie werden zum Gestalter von Transformation und neuen Geschäftsprozessen.

Die Digitalisierung erfordert eine Zusammenarbeit von Kollegen über Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg. Dafür müssen Silos konsequent abgebaut werden – somit verändern sich die Anforderungen an die Unternehmenskultur. Eine entscheidende Bedeutung hat in diesem Zusammenhang die IT-Abteilung. Während sie vor einigen Jahren primär noch die Funktion innehatte, dafür zu sorgen, dass Technik funktionierte, hat sich diese Rolle inzwischen grundlegend verändert. Heute muss die IT nicht nur fähig sein, konsequent vom Kunden her zu denken, sondern auch dazu, die Strategie des Unternehmens mitzugestalten und an zahlreichen Stellen in der Wertschöpfungskette auf neue Anforderungen zu reagieren. Gerade die Tatsache, dass sich diese rasend schnell weiterentwickeln, macht die Aufgabe so brisant. Die IT ist dabei in einer Sonderfunktion: Sie ist gleichzeitig Ermöglicher und Profiteur von neuen Netzwerken.

Von KI bis Blockchain – neue Herausforderungen für die IT

Derzeit bestimmen Megatrends wie etwa Künstliche Intelligenz (KI), Cloud Computing, der Einsatz mobiler Apps oder Augmented und Virtual Reality die Zukunft von Unternehmen. Andere Entwicklungen wie die Blockchain stehen an der Schwelle. Industrie 4.0 bedeutet für die Wirtschaft gleichzeitig immense Chance und große Herausforderung. Im Hinblick auf solche Entwicklungen ist die Kompetenz von IT-Spezialisten gefragt. Sie müssen darüber entscheiden oder das Management dazu beraten, ob, wo und wie der Einsatz aktueller Technologien im Unternehmen sinnvoll ist.

Software-Experten brauchen zunehmend Kompetenzen, die über technologisches Know-how weit hinausgehen. Die erforderlichen Skills sind mit den unterschiedlichen und doch zusammenhängenden technologischen Trends erheblich gestiegen. Von IT-Abteilungen wird erwartet, dass sie Business-Anforderungen genauestens verstehen und sie mit Hard- sowie Softwarelösungen zusammenbringen. Anders ausgedrückt: Ökonomische und analytische Skills müssen einhergehen mit technologischer Expertise. Dafür ist nicht zuletzt eine profunde Kenntnis des Marktes und des Wettbewerbs vonnöten. Auch wenn das in der Theorie nicht unbedingt etwas Neues ist – in der Unternehmenspraxis sieht es häufig anders aus. So zeigt der Digitalisierungsmonitor 2018 von Bearing Point, dass sich die Mehrheit der Mitarbeiter nur unzureichend über die Digitalstrategie ihrer Unternehmen informiert fühlt. Insbesondere unter Angestellten ohne Führungsverantwortung sind die Zahlen eklatant: 75 Prozent von ihnen kennen die Strategie im Hinblick auf Digitalisierung nicht oder gehen davon aus, dass ihr Arbeitgeber keine hat. Angesichts dessen darf es wenig verwundern, wenn laut einer Umfrage des Handelsblatts umgekehrt gerade einmal 38 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihre eigenen Mitarbeiter für qualifiziert für die Digitalisierung halten.

Mehr Vernetzung für bessere Kommunikation und Austausch

Ein wesentlicher Stellhebel, um den heutigen Herausforderungen künftig besser gerecht zu werden liegt darin, interne IT-Spezialisten und Fachabteilungen zu vernetzen. Mit einem stärkeren Austausch wird eine Grundlage geschaffen, um Digitalisierungs-Skills in der gesamten Mitarbeiterschaft zu erhöhen. Das hat sowohl aus strategischer Sicht als auch operativ verschiedene positive Effekte: Wenn Technik-Spezialisten ihre Kollegen aktiv einbinden und ihnen helfen, digitale Prozesse sowie Softwaretools zu verstehen, wird der IT-Support entlastet. Der Effekt kommt auch in umgekehrter Richtung zum Tragen: Denn die IT-Abteilung hat eine verantwortliche Rolle inne, wenn es darum geht, die Grundlage für besseres Networking zu schaffen. Sie sollte bei der Auswahl von Software-Tools mitentscheiden, die beim Aufbau von Netzwerken und im Hinblick auf eine Verbindung von Kollegen aus verschiedenen Bereichen unterstützen.

So schaffen Unternehmen nachhaltige Strukturen für Vernetzung zwischen IT und Fachabteilungen:

Informeller Austausch zwischen Experten: Abteilungsübergreifende Vernetzung unter Nutzung des Zufallsprinzips – unabhängig von Meetings und Workshops – passt besonders gut zu informellem Lernen. Für Unternehmen leiten sich daraus häufig außerordentliche Chancen ab. Wenn ein Spezialist aus der IT-Abteilung und ein Kollege aus einem Fachbereich zum Beispiel bei einem Mystery Lunch ins Gespräch kommen, können neue Ideen und eine Grundlage für neue Lösungsansätze entstehen. Um das sogenannte Serendipity-Prinzip zu triggern, sind Software-Tools empfehlenswert, die Kollegen per Zufallsprinzip vernetzen.

Cross-funktionale Teams: Wenn Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen an einem Tisch sitzen, kann Neues entstehen. Die Experten arbeiten gemeinsam an einem Ziel und vereinen dabei unterschiedliche Kompetenzen. Im Team werden verschiedene Kompetenzen vereint und die Mitglieder lernen voneinander. Software-Lösungen helfen Unternehmen, die Experten zusammenzubringen, die ideal miteinander matchen. Dabei sind vorab Kriterien zu definieren, die das System berücksichtigt – etwa Arbeitsbereich, Berufserfahrung, Alter oder Geschlecht.

Lerntandems und (Reverse) Mentoring: Untersuchungen zeigen, dass  informelles Lernen für Mitarbeiter im Alltag von höherer Bedeutung ist als offizielle Weiterbildung.  So unterstreicht das 70:20:10-Modell die Bedeutung von „Learning on the job“: Lediglich 10 Prozent des für den Job relevanten Wissens wird im Rahmen von Trainings oder durch Selbststudium erlernt wird. Rund 20 Prozent resultieren aus dem Austausch mit Kollegen. Mit 70 Prozent basiert der Löwenanteil auf Erfahrungswissen. Durch Kollaboration in Form von Lerntandems kann ein Austausch dieser essentiellen Expertise zwischen Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen erreicht werden. Das Gleiche gilt für Mentoring Programme, die nicht nur Top-Down sinnvoll sein können, sondern auch umgekehrt: Die Führungskraft lernt vom Mitarbeiter. Auch dabei können Software-Tools unterstützen, um die richtigen Partner zu matchen.

Job-Shadowing: Einmal einen Tag mit einem Kollegen mitlaufen – das erlaubt es, die Perspektive zu wechseln und ein Gefühl dafür zu entwickeln, wie andere Abteilungen arbeiten. So können gute Ideen übernommen werden. Außerdem entsteht ein besseres Verständnis: Die Hintergründe für bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen werden nachvollziehbar. Auch hier steht informelles Lernen im Mittelpunkt.

Interne Barcamps: Ein Tag, viele neue Ideen – das versprechen Barcamps, die heute in fast allen Städten regelmäßig stattfinden. Jeder Teilnehmer kann dabei eine eigene Session zu einem selbst gewählten Thema anbieten. Auch als interne Unternehmensveranstaltung hat ein Barcamp eine Menge an Potenzial: So haben Mitarbeiter die Gelegenheit, ihre Themen und Projekte zu präsentieren. Ebenso können sie einen Austausch dazu in Gang bringen.

Documentation und Knowledge Sharing Tools: Der persönliche Kontakt ist unabdingbar für den Auf- und Ausbau von Skills. Ebenso wichtig ist es, gewonnene Erkenntnisse festzuhalten. Eine saubere Software-Dokumentation und interne Wissensdatenbanken sind dabei von ebenso hoher Bedeutung wie andere Knowledge Sharing sowie Collaboration Tools. Damit verbundene Ziele: Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg zugänglich und einen verbesserten Austausch zwischen Experten möglich machen.

Co-Creation Areas: Physische Räume für Kollaboration unterstützen eine bessere Zusammenarbeit und schaffen Platz für Ideenreichtum. Auch kreativ gestaltete Kaffeeküchen können diesen Zweck erfüllen. Im Mittelpunkt steht das Ziel, Kollegen zusammenzubringen und Kommunikation zu verbessern.

Fazit

IT-Abteilungen stehen mit der Digitalisierung vor zahlreichen Herausforderungen – dabei bedeutet jede davon auch eine große Chance. Wenn Unternehmen den Austausch zwischen IT und Fachabteilungen unterstützen, schaffen sie eine gute Basis, um die Transformation erfolgreich zu bewältigen.

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